Организация документооборота

Для эффективного обмена информацией в организации наши специалисты выполняют комплекс работ по организации документооборота.

Мы руководствуемся следующими принципами организации документооборота:

• централизация операций по приёму, первичной обработке и отправке документов;
• максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
• маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);
• однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании);
• организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);
• вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
• исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками;
• снижение уровня подписания документов;
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Исходя из принципов организации документооборота, на основании аудита текущих процессов и целей организации, наши специалисты разрабатывают и оптимизируют процессы документооборота, а также внедряют системы автоматизации.